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如何行使《個人資料(私隱)條例》賦予你的查閱資料權利

 

    《個人資料(私隱)條例》(下稱“條例”)在一九九六年十二月生效,以保障市民的個人資料私隱權益。根據條例的規定,個人有權要求他人,例如某政府部門或某公司證實是否持有他或她的個人資料,以及要求它們提供一份該等資料的複本。這就是本小冊子所指的查閱資料要求。

    個人提出查閱資料要求的一些常見例子包括病人要求索取他們的醫療紀錄的副本,僱員要求僱主提供與僱傭有關的紀錄的副本,例如工作表現評核報告,以及信貸申請者要求索取他們的信貸報告副本。

    個人資料私隱專員已發出查閱資料要求表格(表格OPS003),供提出查閱資料要求的市民使用。

    以下為一些常問問題及答案,以協助市民提出查閱資料要求。

 


問 1 :

 

我應如何提出查閱資料要求?

 

答 1 :
你應使用私隱專員發出的查閱資料要求表格(表格OPS003)。你在表格上清楚填妥資料,將有助有關方面盡快處理你的查閱資料要求。如你不使用這款表格,有關方面可拒絕你的查閱資料要求。

 
 
問 2 :

 

除填寫表格外,我還須提供甚麼資料或文件?

 

答 2 :
有關方面可能要求你提供身分證明,例如你的身分證或其他身分識辨文件,如職員證,醫療咭或學生證。此外,他們亦可要求你提供進一步資料,以便他們找出你要求查閱的資料。在某些情況下,你可能須填寫有關方面所指定的其他表格,但這並非是一項強制性的規定。(如你欲代表他人提出查閱資料要求,請亦參閱下文第7條問題及答案。)

 


問 3 :

 

填表時我應留意哪些方面?

 

答 3 :
你應填妥表格的每一部分,並盡量明確指出所要求查閱的資料,這有助有關方面盡快依從你的查閱資料要求及避免日後發生任何爭議。

 


問 4 :

 

有關方面可否為依從我的查閱資料要求而向我收取費用?

答 4 :
可以。條例准許為依從查閱資料要求而收取費用,但所收費用不得 “超乎適度”,即是說有關方面不得收取超乎依從你的查閱要求所需的直接成本。如你認為查閱資料要求的收費超乎適度,你可向有關方面反映你的意見。如你不滿意他們的解釋,你可向私隱專員公署投訴。

 


問 5 :

 

有關方面是否必須依從我的查閱資料要求?

答 5 :
一般來說,有關方面必須依從你的查閱資料要求。不過,條例訂明在某些情況下有關方面拒絕你的查閱要求。這些情況包括: 
  1. 當你無提供足夠資訊以識辨你的身分;或
  2. 如要求查閱的資料載有他人的個人資料,而有關方面如不披露該人的個人資料便無法依從你的查閱要求。相反來說,如有關方面認為該人已同意披露資料,則應依從你的查閱資料要求。此外,如有關方面可在不披露他人的資料的情況下依從你的查閱要求,例如刪除該人的姓名或其他身分識辨資料,則應依從你的查閱資料要求。
在若干情況下,有關方面亦拒絕依從你的查閱資料要求。這些情況包括:
     
  1. 查閱要求不是以書面用中文或英文提出;
  2. 有關方面未獲提供足夠資訊以找出要求查閱的資料;
  3. 有關要求是繼兩項或以上類似要求後提出;
  4. 有關個人資料的使用由另外一方所控制,而控制的方式是禁止收到查閱要求的一方依從該項查閱要求;
  5. 要求不是用私隱專員所指明的表格提出,即上文所述的表格OPS003。
  6. 可根據條例所載的適用豁免條文而無須依從查閱資料要求。舉例來說,如有關個人資料是為偵測罪行而持有,而依從查閱要求會對該目的有所損害,則有關方面可拒絕依從查閱要求。(如欲知此情況及其他豁免事項的詳細及明確內容,請參閱條例的有關條文。)

 


問 6 :

 

有關方面需時多久來處理我的查閱資料要求?

答 6 :
一般來說,有關方面須在接獲查閱資料要求後40日內依從你的要求。縱使有關方面不能在此期間內依從你的查閱要求,或是有合理理由拒絕有關要求,亦應在40日內回覆,向你述明不能或拒絕依從查閱要求的理由。如有關方面不能在接獲查閱要求後40日內依從你的要求,亦應在此期間屆滿後,在切實可行的範圍內盡快依從有關要求。

 


問 7 :

 

我是否必須親身提出查閱資料要求,或我可授權他人代我提出查閱資料要求?

答 7 :
除親身提出查閱資料要求外,你亦可以書面授權他人代你提出有關要求。有關方面可能需要你的授權人提供你的身分證明及授權書。如提出查閱要求者是18歲或以下的未成年人,則對該人負有作為父母親責任的人可代他/她提出查閱資料要求。此外,如有關人士無能力處理本身的事務,則由法庭委任處理該等事務的人可代他/她提出查閱資料要求。在最後所述的兩種情況下,有關方面可要求代他人提出查閱資料要求的人士,提供要求查閱個人資料的當事人的身分證明,以及他/她與該當事人的關係的證明。

 


問 8 :

 

我可否要求有關方面在回應我的查閱資料要求時,用我所選擇的語文提供所查閱的個人資料的複本?

答 8 :
你可提出此要求,而查閱資料要求表格亦為此預留空格,以讓你作出此類要求。不過,如有關方面並非以你的查閱要求中所指定的語文持有該等資料,則可只提供一份原文的複本而無須提供該等資料的譯本。

 


問 9 :

 

我可否要求有關方面在依從我的查閱資料要求時,用我指定的形式提供一份所查閱的個人資料的複本?例如我可否要求用電腦磁碟提供有關資料?

答 9 :
你可提出這樣的要求,而查閱資料要求表格亦為此預留空格,以讓你作出此類要求。不過,如採用你所指定的形式提供要求查閱的資料的複本並非切實可行,有關方面可採用其他形式向你提供有關複本。舉例來說,如有關的個人資料載於錄音帶內,而提供你所要求的謄本並不是切實可行的,則有關方面可能向你提供一盒翻錄的錄音帶。

 


問 10 :

 

如我發現應我的查閱資料要求所提供的個人資料不正確,我應可以怎樣做?

答 10 :
你可要求改正有關個人資料,這是條例所指的改正資料要求。與查閱資料要求一樣,接獲改正資料要求的有關方面亦須在40 日內作出回應。如有關方面依從你的改正資料要求,則須向你提供一份已改正的資料的複本,否則,有關方面應將不依從改正資料要求的原因通知你。

 


問 11 :

 

公署有否制訂改正資料要求的指定表格?

答 11 :
沒有。你可用書面提出你的改正資料要求,並提供你所持有可證明有關資料不準確的所有佐證文件,以及指出應如何改正有關資料。

 


「本小冊子所載的資料只作一般參考之用,並無為《個人資料(私隱)條例》內的相關條文提供詳盡的指引。讀者如欲知有關法例的詳細及明確內容,請參閱條例的有關條文。」

 

香港個人資料私隱專員公署

一九九九年八月

未經同意,不得翻印,作非牟利用途及在翻印本上適當地註明資料出自本小冊子者除外。


最近修訂日期: <2014年3月12日>